Libro de actas de una comunidad de propietarios

¿Cómo se constituye una comunidad de vecinos?

Esta es una pregunta frecuente que nos hacen a los administradores de fincas. La realidad es que no es complicado, solo necesitas conocer los pasos a seguir y por ello en este artículo, te enseñaremos a constituir una comunidad de propietarios paso a paso.

Preguntas Frecuentes

¿Es obligatorio constituir una comunidad de propietarios?

Expresamente no existe una obligación de constituir la comunidad de propietarios, dentro de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), pero la comunidad existe desde el momento en el que hay dos o más propietarios, si se ha otorgado previamente la escritura de división horizontal.
La constitución de la comunidad es un formalismo para organizar la comunidad. Aunque no haya obligación de constituir la comunidad de propietarios, la buena convivencia y el sentido común aconsejan que se haga lo antes posible para ponerla en funcionamiento, organizar la utilización de los elementos comunes, y atender al mantenimiento y conservación de los mismos, entre otras cosas.
Dicho esto, hay que indicar que constituir una comunidad de propietarios no requiere de una gran inversión. Tan solo necesitarás un libro de actas sin usar, que puedes encontrar en cualquier papelería, a ser posible de hojas móviles, que se puedan sacar para imprimir futuras actas.
Además, necesitarás una pequeña cantidad de fondos para solicitar la legalización del libro en el registro de la propiedad y solicitar una copia de la escritura de división horizontal y los estatutos de la comunidad. Estos trámites tienen un coste aproximado de unos 30€.

¿Qué pasos hay que dar?

Si quieres saber exactamente cómo se puede constituir una comunidad de propietarios, a continuación te explicamos detalladamente los pasos que hay que seguir.

1. Conocer el estado de tu comunidad de propietarios

Lo primero que se necesita es conocer es el estado de tu comunidad de vecinos que está plasmada en la división horizontal del inmueble. Puedes pedir una copia de la división horizontal de tu edificio en el registro de la propiedad de tu localidad.
Esto es necesario para saber si la comunidad viene ya preconstituida, como la mayoría de las comunidades de propietarios. Si es así, la comunidad ya dispondrá de una división horizontal, que estará registrada en el registro de la propiedad de localidad, y que podrás solicitar en el mismo registro.
A la hora de pedir la división horizontal de tu comunidad en el registro, es conveniente conocer el nombre completo de cualquiera de los propietarios de este edificio, ya que en el registro suelen utilizarlo como un verificador.
Este documento nos aportará, entre otros, los siguientes datos:
  • El coeficiente de cada uno de las viviendas y bajos de la comunidad de vecinos, que es necesario para saber cómo repartir los gastos del edificio.
  • Los elementos comunes de la comunidad de propietarios, incluso de cuartos, habitáculos y viviendas que pertenezcan a la propia comunidad, como los apartamentos de la portería.

2. Convocar la junta de constitución de la comunidad

Una vez que ya conocemos cuantos bajos y viviendas forman parte de la comunidad de vecinos, se debe convocar una junta de constitución para sentar las bases que permitan empezar a funcionar efectivamente como una comunidad de vecinos.
Una junta de constitución es idéntica a cualquier una junta ordinaria de vecinos, solo que con una serie de características especiales:
  • Hay que especificar en la convocatoria que se trata de una junta de constitución: «Junta de constitución de la comunidad X».
  • Hay que incluir como punto del orden del día la constitución de la comunidad y que se vote su aprobación.
  • Se deben incluir también como puntos de orden del día todos los temas que se vayan a tratar y aprobar: Elegir junta, cuenta de la comunidad etc., que habrá que aprobar y después plasmar en el acta, como especificamos continuación.

3. Qué tratar en la junta de constitución de la comunidad

Para empezar, se seguirá el orden del día establecido en la convocatoria, por lo que primeramente se dejará constancia del nombre de la comunidad, indicando la calle y la aprobación de dicha constitución. Más tarde, hay que crear en esta primera reunión la primera junta directiva, es decir: elegir el primer presidente de la comunidad, un secretario y un administrador.
Aunque no es necesario, vale la pena aprovechar la junta para acordar la solicitud de un CIF comunitario y la apertura de una cuenta corriente a nombre de la comunidad. Además, también es conveniente aprobar el inicio de la contabilidad de la comunidad y el establecimiento de un fondo de reserva.
En cuanto a la junta directiva de la comunidad de vecinos (presidente, el secretario y el administrador), es muy posible que los tres cargos recaigan sobre una misma persona. Las tareas de las que se encarga cada uno son:
  • Presidente de la comunidad: Es quien representa legalmente a la comunidad de propietarios. Tiene un papel clave en la constitución de la comunidad, ya que es quien tiene la capacidad de realizar los trámites de su constitución. Además, será quien tendrá que llevar a legalizar el libro de actas, solicitar el CIF de la comunidad y abrir la cuenta corriente.
  • Secretario: Es quien guarda los documentos de la comunidad y da fe de las actas.
  • Administrador: Es quien se encarga de llevar las cuentas de la comunidad de propietarios.
En la mayoría de casos, las comunidades de vecinos contratan un administrador de fincas profesional, que se encarga de las funciones del secretario y del administrador. Además, también puede realizar los trámites del presidente si tiene su consentimiento. Esta práctica es muy habitual ya que soluciona muchos problemas a los propietarios.

4. Redacción del acta de la junta de constitución

Realizada la reunión y habiendo tomado los apuntes pertinentes sobre la misma tenemos que redactar el acta donde se plasmarán los acuerdos tomados en la reunión. Esta redacción será llevada a cabo por el presidente o el administrador de fincas, indicando que efectivamente se constituye la comunidad de propietarios.
En este acta, es necesario que se incluya qué vecinos han asistido, y quienes han votado a favor de la constitución de la comunidad de propietarios. No es necesario realizar una redacción complicada ni resaltar cada cosa que se dice en la junta. Únicamente es necesario plasmar los puntos aprobados y relevantes.

5. Legalizar el libro de actas

Ahora es necesario legalizar el libro de actas en el registro de la propiedad. Para ello, tendrás que dejar el libro de actas en blanco en el registro, junto a una reserva y la dotación necesaria para que hagan el trámite. Esto tiene un coste aproximado de 30€. Los libros de actas, a ser posible de hojas extraíbles para facilitar su impresión, pueden encontrarse en cualquier papelería y cuestan aproximadamente 20€.
En el registro de la propiedad te pedirán el acta de constitución firmada por el presidente y por el secretario de la comunidad. Si el presidente y el secretario de la comunidad son la misma persona, indícalo.

Finalizados estos pasos, ya tendríamos la comunidad constituida. Si no quieres tener que preocuparte por hacer todos estos pasos, la mejor opción es contratar a un buen administrador de fincas que los realice por ti.

¿Cuánto cuesta constituir una comunidad de propietarios?

Como hemos comentado antes, a la hora de constituir una comunidad de vecinos, hay que hacerse cargo de 2 costes:
  • El libro de acta vacío: cuesta unos 20€ y se puede encontrar en cualquier papelería.
  • Legalización de la comunidad en el registro de la propiedad: dependiendo del lugar, este trámite suele rondar los 30€.
Dicho esto, en total, el coste que tiene la constitución de una comunidad de propietarios es de aproximadamente 50€.

¿Cuál es el número mínimo de propietarios para constituir la comunidad?

La Ley de Propiedad Horizontal no establece número mínimo de titulares que la propiedad debe tener para poder constituirla. Es decir, una comunidad se puede constituir con 1 propietario.
Además, según el artículo 13.8 de esta ley, cuando el número de propietarios no exceda de cuatro, se pueden acoger al régimen de administración del artículo 398 del Código Civil. Sin embargo, lo recomendable y lo habitual es que las comunidades estén constituidas en régimen de propiedad horizontal.

¿Cuántos votos son necesarios para la constitución de la comunidad?

A la hora de la constitución, se tiene que llevar a cabo una junta de propietarios, con 2 convocatorias. El tiempo entre ambas convocatorias debe ser de 30 minutos como mínimo.
Si a la primera convocatoria no acude el 50% de los propietarios, es necesario esperar a la segunda convocatoria. En esta segunda convocatoria no hay un mínimo de participación. Todo lo que se apruebe en esta junta será válido y vinculante, incluida la constitución de la comunidad.
De esta manera, podría suceder que, en segunda convocatoria, se presentase un único propietario, y éste apruebe lo que considere oportuno. Sus decisiones serían válidas y vinculantes.

¿Hay algún requisitio especial?

Para constituir una comunidad de propietarios únicamente es necesario convocar una junta de constitución, que será la primera junta de vecinos y donde se sentarán las bases para poder empezar a funcionar efectivamente como una comunidad de vecinos. No hace falta ningún requisito especial.

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